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「負責」為何還不夠?如何打造「當責文化」

在六月 HR 有舉辦一門課程 – 當責團隊領導,課程主要提到強化職場當責心態以及組織互補誠信共好,該堂課受到熱烈回響,後續也預計會推出當責團隊領領線上課程,本期文章要與各位同仁分享如何打造「當責文化」?
「當責」(Accountability) 與「負責」(Responsibility) 最大的不同,在於「當責」必須「對結果負責」,而不是只把自己份內的事情做完就好。一個有「當責」概念的員工,會主動認識到自己有能力解決問題,而不只是做完「主管交代的任務」,更進一步達到任務所想要的結果。
舉例,主管讓你寄出一份文件,你準時寄出了,這是負責;而電話確認收件人已經收到這封郵件,並傳遞到了主管希望可以送到的人手上,這就是當責了。

「當責制管理」是什麼意思?
職場上的當責,意味著所有員工都對自己的行為和表現負責。在這樣的職場環境中,責任必定是被明確分配的,沒有推卸的空間。當團隊中的每個人權責分明,人人都必須為自己的工作負責時,就會有效提高工作效率。
當工作環境讓員工誤認為遲到或缺乏責任感是一件「沒有關係」的事情時,團隊士氣會受到影響,最後團隊績效也會一落千丈。

何打造職場中的「當責」文化?
*以身作責
作為管理者,對員工的「身教」是最重要的。如果一個團隊負責人總是當仁不讓得承擔責任,設法把事情做到最好,對團隊絕對有正面的影響。相反,如果管理者常常遲到、說話不算話、做事找捷徑,甚至不承認自己的錯誤,那團隊自然會跟著效仿。
*明確設定團隊目標
設定目標非常重要,而且目標必須是可衡量、清楚,而且具有挑戰性的。OKR (objectives and key results,目標與關鍵結果) 框架,是最適合當責式管理的目標設定法,因為它不是自上而下的目標,而是由團隊共同創建的目標,也很容易檢核是否達到團隊預期。
*好的反饋技巧
好的反饋技巧,對於想創造當責式管理的領導人來說至關重要。你必須在一個安全而且私密的環境中,對員工提供態度友善、但有效直接的負面反饋,並給予他們明確的例子,告訴他們可以如何改善。並且必須清楚表達出,你並非在批評對方,而是希望你跟團隊員工可以彼此支持。
*營造雙向反饋的氛圍
當你鼓勵你的員工不只接受反饋,也可以主動提出自己的意見時,整個團隊才有不斷進步的可能。讓員工可以有信心,不害怕提出自己對於工作上的煩惱跟擔憂,是很重要的,主管才有機會知道自己的團隊正在發生什麼事情,而團隊員工也才會覺得自己有份量、有能力溝通問題,讓團隊工作方式進步。
*兌現承諾
當你承諾下屬,會在兩個禮拜以內給他答覆時,務必將這件事小心記在你的行事曆上,因為只有當你做到了,你的下屬才會認為你是一位負責任、說到做到的主管,也才願意不斷提出建議。
此外,在進行一項專案時,在每一份工作分配上,都標下截止日期,並且讓團隊成員意識到,在每個人都完成自己的工作以前,專案無法繼續執行,這樣大家才會為自己的部分負起全責,因為會清楚看到是誰「沒完成」。
除了以上的方式之外,《哈佛商業評論》也針對當責管理,提出了現今領導者必須著重的幾個概念,以求在讓團隊員工感到被尊重的情況下使用當責管理法。
*以尊嚴為基礎
當責制管理的目的應該是「尊嚴」而不是「監督」。主管與員工的談話,應該以真心與員工交流為出發點,例如詢問員工:你在執行這個案子時,有遇到哪些困難嗎?願意跟我分享你是怎麼解決的嗎?當員工感受到主管是真的對他們的故事感興趣時,他們會更願意講述細節,而且不會去避諱他們表現不好的部分,這個時候正是主管可以獲得真正有用的資訊,並對員工在一個正面的氛圍下進行指導的時刻。
*重視公平
每個員工的個性、角色不同,努力的程度也不同,因此,只有深入去了解每一個員工的立場,才能為他們創造一個公平競爭的環境。
只用評分的方式進行當責式管理是行不通的。我可以給這個員工什麼樣的機會表現自己?我可以給那個員工什麼樣的機緣發展專長,讓他有公平的機會在團隊裡發光發熱?這是管理者要去思考的,也是讓團隊凝聚力變強的關鍵。
*責備不是目標,進步才是
大部分人都很害怕當責制的工作環境,原因就是因為大家都害怕被指責。達不到目標,或是必須面對失敗的後果時,人人都會感到羞恥。然而,如果管理者相信達不到目標也有好處,就有機會在根本上改變這一切。
除了耐心與員工討論他們的失敗,領導者還必須有能力承認,他們對失敗是否也要負一些責任?這個失敗的員工,真的有得到足夠的資源支持、團隊的幫忙,跟合理的截止日期嗎?怎麼樣才能夠跟員工一起努力,達成下一次的目標?
總而言之,當責制對於企業來說有很多好處,也能改善員工的積極度。然而,只有領導者用正確的態度作為當責式管理的根基,當責制度才能真正有效,而不是變成人人害怕焦慮的壓力來源。
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